Economie / Emploi

Comment gérer son temps avec un smartphone ? Les réponses d’un expert tourangeau

3 applis peuvent vraiment simplifier votre quotidien.

Les journées sont trop courtes et vous n’arrivez plus à tout faire en 24h ? Que ce soit pour le boulot ou votre vie perso ? Votre to do list est aussi longue qu’un roman de Balzac et vous oubliez fréquemment des choses essentielles ? Vous n’êtes pas seul(e) ! En Indre-et-Loire, la Chambre des Métiers et de l’Artisanat organise régulièrement des formations pour aider les artisans pro à mieux gérer leur temps. Des ateliers animés par Julien Gaudry, conseiller spécialisé dans le numérque. On lui a posé quelques questions...



Gérer son temps avec le numérique c’est un gros enjeu de 2019 ?

C’est le principal souci de tout entrepreneur. Ils ont toujours la tête dans le guidon et n’arrivent pas à organiser suffisamment leurs actions et leurs projets seuls ou avec leurs collaborateurs. Ils ont donc besoin de solutions pour optimiser leur activité et ne pas s’éparpiller.

Quel est le syndrôme ?

J’ai 25 000 mails non lus, 40 commandes en attente, trois mois de retard sur la compta... Les conséquences ce sont des commandes pas honorées au final, des clients mécontents alors qu’il n’y a pas de mauvaise volonté de l’entrepreneur. Et cela peut nuire à sa réputation.

Qu’est-ce qu’on peut faire ?

Je conseille d’abord de se concentrer sur trois applications mobile : Google Agenda - très simple d’utilisation pour organiser ses rendez-vous et ses rappels - ; Wonder List pour de l’organisation et de l’attribution de taches et sous taches à des collaborateurs avec dates d’échéance et enfin Trello pour de la gestion de projets à long terme, c’est-à-dire plusieurs mois ou plusieurs années.

En quoi elles nous font gagner du temps ?

Elles permettent d’avoir un tableau devant soi, comme si on mettait tous les éléments à plat pour savoir où est dans le rouge par exemple; On peut par ailleurs y accéder depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone. Bien mieux qu’un agenda papier que l’on peut oublier ou se faire voler et que l’on n’a pas en permanence dans la tête. On peut aussi s’en servir pour sa vie personnelle. Google Agenda et Wonder List notamment, notamment pour une liste de courses. A chaque fois que vous avez mis un produit dans votre chariot, vous cochez sur l’appli et ça disparait.

Ca a changé votre vie ?

En quelque sorte. Des fois on pense à quelque chose de personnel au travail genre téléphoner à sa banque. On n’a pas le temps eh bien on le met sur une liste de taches, c’est enregistré et on peut définir un rappel pour y penser plus tard. Il faut accepter de perdre du temps au début pour maîtriser l’outil mais on en gagne beaucoup ensuite. Il y a ainsi pas mal de subtilités sur Wonder List et Trello avant d’en maîtriser toutes les fonctionnalités.

Vous parliez des rappels, est-ce qu’on ne risque pas de finir noyé(e) sous les alertes ?

Il faut accepter ce fait. Moi je pars du principe qu’il faut que certaines taches doivent être exécutées rapidement. Ce coup de stress du rappel pousse à essayer d’effectuer ces choses vite. Moi ce que je fais c’est trier mes taches pour savoir si elles méritent un rappel. Ce que je fais aussi, c’est programmer une fois dans la journée un rappel qui me demande juste de vérifier la liste de ce que j’ai à faire.